Hva Power BI er — og hva du trenger

Power BI høres ut som ett produkt, men er egentlig tre — og det er lett å betale for ting du ikke trenger. Denne leksjonen viser hvilke deler som gjør hva, hva det koster, og et ærlig svar på når Excel holder like bra.

Tre deler, ett navn

Power BI Desktop er programmet du bygger i — et Windows-program du laster ned gratis. Der henter du inn data, bygger modellen og lager rapportsidene. Power BI-tjenesten er nettstedet (app.powerbi.com) der rapportene publiseres, oppdateres og deles. Power BI Mobile er appen som viser de samme rapportene på telefonen. I praksis ser hverdagen slik ut:

• Desktop: du bygger — modell, målinger, rapport. Gratis, bare Windows.
• Tjenesten: du publiserer, setter opp oppdatering og deler med andre.
• Mobil: mottakerne åpner rapporten i appen eller nettleseren.

Utskillingen er ikke teoretisk: mange betaler for Pro mens de fortsatt bygger alene, og mange prøver å bygge rapporter i tjenesten der de burde hatt Desktop. Når noe knekker, hjelper det å vite hvilken del du står i — byggefeil har du i Desktop, tilgangs- og oppdateringsproblemer har du i tjenesten.

Hva det koster

Desktop er gratis, alltid. Det du kan bli nødt til å betale for, er Pro-lisensen — den trengs for å dele rapporter med andre i organisasjonen. Prisen ligger typisk på et par hundre kroner i måneden per bruker, og den endrer seg, så sjekk Microsofts prisliste i stedet for å stole på et kurs. En gratis-konto kan publisere til sitt eget arbeidsområde og se rapporten selv i tjenesten — men delingen stopper der. Det finnes også dyrere varianter (Premium/Fabric) for store datamengder og utvidet deling. De trenger du ikke i dette kurset, og sannsynligvis ikke på lenge.

Når Excel holder — og når det ikke gjør det

Excel er ikke noe du skal skamme deg ut av. Det holder fint lenge:

• Dataene bor i én eller to filer, og du er den eneste som bruker dem.
• Rapporten lages én gang i blant — liming hver måned er overkommelig.
• Du er under omtrent en million rader, og regnearket fremdeles åpner uten å sukke.

Det er når noe av dette knekker at Power BI begynner å lønne seg: data på flere steder, en rapport flere skal se med nøyaktig samme tall, eller oppdatering som skal skje uten at du går inn og limer. Da blir Excel-jobben enten en manuell rutine som vokser i mørket — eller en Power BI-fil som henter dataene selv. Kurset forutsetter at du kan pivottabeller og vanlige Excel-formler; det er nok. En enkel sjekk: en timeliste-eksport du jobber med kvartalsvis, med lederen din som eneste leser? Behold Excel. Skal sykefraværet per avdeling stå oppdatert for hele ledelsesgruppen hver uke? Det er Power BI-territorium.