Slutt å kopiere og lime inn

Hver måned det samme: hent eksporten, slett kolonner du ikke trenger, rett typer, fjern totalraden, lim inn i rapporten. Power Query gjør jobben én gang — og husker den. Denne leksjonen viser hva det er, hvor det bor, og hvorfor trinnene blir stående.

Hva Power Query er

Power Query er et data-forberedelsesverktøy som er innebygd i både Excel (fanen Data → Hent og transformer data) og Power BI (knappen Transformer data). Du peker på en kilde — Excel-fil, CSV, mappe, database, nettside — og rydder trinn for trinn. I stedet for å endre filene, bygger du en oppskrift: ingen original røres, alt skjer i et eget lag med tabeller som bare finnes i Power Query. Navnet er forvirrende: det heter «Power Query» i Power BI og «Hent og transformer data» i Excel — samme motor, ulike etiketter. Søker du hjelp på nettet, finner du ti ganger mer med de engelske menynavnene: Get Data, Merge Queries, Unpivot.

Hvorfor trinnene huskes

Når du kopierer og limer inn, gjør du jobben hver gang. Når du bygger en Power Query-oppskrift, gjør du den én gang — verktøyet skriver ned hvert trinn i rekkefølge. Neste måned, når filen har nytt innhold med samme form, trykker du Oppdater, og trinnene kjøres på nytt mot de nye dataene. Arbeidet flyttes fra «gjøre» til «sette opp» — og det er der tidsbesparelsen bor. Oppskriften er heller ikke låst til én tabell: spørringer kan referere til hverandre, så én ryddet tabell kan bli grunnlaget for tre rapporter. Samme trinn, flere utganger.

Jobbene den tar over

• Eksporten fra systemet som må ryddes hver uke før den kan brukes.
• Femti filer i en mappe som skal bli én tabell (leksjon 2).
• Den brede rapporten med måneder på tvers som må gjøres beregnbar (leksjon 4).
• To tabeller som må kobles uten at FINN.RAD knekker (leksjon 5).

Din første bekreftelse

Prøv i Excel: Data → Hent data → Fra fil → Fra tekst/CSV, velg en fil, og i forhåndsvisningsvinduet: Transformer data. Slett en kolonne, bytt en datatype, Lukk og last inn. Nå står tabellen i arket. Legg en ny rad i kildefila og trykk Oppdater — raden kommer inn, og kolonnen er fortsatt borte. Det er hele greia, i miniatyr: trinnene kjørte på nytt, uten deg. Verdt å vite førstegangsforsøket: vinduet du lander i heter Power Query-redigeringsprogrammet, og det ser annerledes ut enn Excel. Ikke la deg skremme — det du skal gjøre der, er i stor grad å høyreklikke. Nesten alt er en høyreklikk-meny.